Ewidencja, cło i podatki na terenie EU i na świecie

Wiele osób chcących rozpocząć własny biznes, czy też rozszerzyć zakres działań w już istniejącej firmie myśli o dropshippingu. Postaram się tu poruszyć wszystkie najważniejsze kwestie w sposób przystępny i poukładany. Warto przypomnieć:

co to takiego dropshipping?

Najprościej rzecz ujmując jest to model sprzedaży internetowej z maksymalnie uproszczonym modelem logistycznym: od dostawcy bezpośrednio do klienta końcowego. Dostawa pomija sprzedawcę detalicznego, powoduje zmniejszenie kosztów dostawy oraz niweluje do minimum koszty magazynowania towarów, a także zmniejsza inwestycję pieniędzy w towar.

Czy konieczne jest założenie własnej działalności gospodarczej?

Co zrobić, aby dropshipping się opłacał? Przede wszystkim sprzedawać towar, który pozyskujemy prosto z hurtowni – jest wówczas szansa na niższe ceny. Najczęściej pojawiającym się w tym momencie pytaniem jest powyższe: czy trzeba zakładać firmę? Może wystarczy rozpocząć od działalności nierejestrowanej?

Działalność nierejestrowana, a także nierejestrowa lub nieewidencjonowana – czyli bez zakładania firmy z możliwością sprzedaży w m-cu na kwotę maksymalnie 1125 zł (w roku 2019). Po przekroczeniu tej kwoty osoba tak działająca ma 7 dni na zarejestrowanie działalności.

Teoretycznie istnieją nieliczne hurtownie, które chcą współpracować z osobami „prywatnymi”, konsumentami (B2C) – bez działalności. W praktyce są to najczęściej hurtownie, które nie mają dużej sprzedaży, lub częściej firmy pośredniczące chcące zarobić na takich początkujących osobach, które dopiero wdrażają się w temat dropshippingu. Udostępniają własne pliki xml wiedząc, że osoba, która może mieć sprzedaż w wysokości 1125 zł nie zrobi im dużej konkurencji, a jeśli nakłonią większą ilość takich osób do współpracy – na pewno też na tym zarobią.

W praktyce hurtownie podejmują współpracę niemal wyłącznie w modelu B2B. Powodów jest kilka, oto najważniejsze z nich:

• firmę można bez kłopotu sprawdzić w CEIDG lub KRS – wiadomo z kim podejmowana jest współpraca
• bezproblemowe rozliczenie sprzedaży niezależnie od dwóch możliwych opcji:
• hurtownia wystawia fakturę przedsiębiorcy sprzedającemu detalicznie, który wystawia dokument potwierdzający zakup (np. fakturę) klientowi końcowemu
• sprzedawca detaliczny wystawia fakturę za pośrednictwo w sprzedaży na hurtownię, a hurtownia wystawia faktury klientom końcowym
• ceny hurtowe nadal takimi pozostają – hurtownie dbają o rynek i politykę cenową
• hurtownie również dotyczy polityka i zasady zwrotów – klarownie rozwiązywane są te kwestie z firmami, a nie zawsze przejrzyste wydają się przepisy w przypadku współpracy z osobami na działalności nierejestrowanej
• nie chcą się rozdrabniać – wolą współpracować z mniejszą ilością przedsiębiorstw z dużymi obrotami, niż zajmować się większą „rzeszą” klientów, którzy nie wygenerują dużej sprzedaży

Jeśli reprezentujesz hurtownię chętną do współpracy z osobami na NDG (nierejestrowanej działalności gospodarczej), czy też B2B Capitis z przyjemnością pomoże w sporządzeniu umowy o współpracy tak, aby każda ze stron miała poczucie przejrzystych zasad tej współpracy. Captis udziela również konsultacji w tym zakresie, a także oferują kompleksowe usługi księgowe.

Czy można działać na zasadzie dropshippingu na terenie Unii Europejskiej?

W przypadku dropshippingu pośrednictwo należy rozumieć w taki sposób, jakie znaczenie nadaje mu Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W ocenie Trybunału, pośrednictwo stanowi działalność polegającą na pośredniczeniu, która może obejmować między innymi wskazywanie stronie danej umowy okazji do zawarcia takiej umowy, kontaktowanie się z drugą stroną i negocjowanie w imieniu i na rzecz klienta warunków świadczenia, przy czym celem takiej działalności jest uczynienie wszystkiego, co niezbędne, aby dwie strony zawarły umowę, a sam pośrednik nie ma żadnego interesu w zakresie treści umowy (vide: wyrok TSUE z dnia 21 czerwca 2007 r. w sprawie C-453/05).

Zatem można tutaj wyciągnąć następujący wniosek: jeżeli w przyjętym modelu logistycznym dostawca (A) przenosi prawo do rozporządzania towarem jak właściciel na podmiot (B), następnie sam dokonuje dostawy tego towaru na konsumenta (C), to z punktu widzenia ustawy o VAT przedsiębiorca (B) nie będzie działał w charakterze pośrednika – tzn. nie będzie świadczył żadnej opodatkowanej usługi pośrednictwa. Zatem pomimo zawarcia umowy nazwanej dropshippingiem skutki podatkowe należy wywieść z dostawy towaru (A) na rzecz (B) i dostawy (B) na rzecz (C).

Oznacza to, że taka transakcja będzie podlegała opodatkowaniu na zasadach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, oczywiście mając na uwadze transakcje B2B. Inaczej sytuacja wygląda w przypadku sprzedaży na rzecz osób bez działalności.

Dropshipping na skalę światową.

Wiele wątpliwości budzi sposób rozliczania modelu dropshipping na rynkach poza europejskich. Rozpatrzę tutaj opcje, które cieszą się największym zainteresowaniem przy założeniu, że działalność mamy założoną w Polsce.

Przede wszystkim należy być zarejestrowanym podatnikiem VAT oraz VAT UE. Dzięki temu faktury zagraniczne możemy rozliczać z możliwością odliczenia podatku VAT od faktur kosztowych. W innym przypadku VAT ten musielibyśmy zapłacić, byłby on również naszym kosztem, jednak Urząd Skarbowy przy pierwszej okazji zażądałby rejestracji do VAT UE – fakt sprawdzony w rzeczywistości. Jednocześnie istotne jest, że można być zarejestrowanym do VAT-UE, a pozostać zwolnionym z VAT, jeśli firmie przysługuje zwolnienie.

Aliexpress / Alibaba – rynek polski

Aby prowadzić sprzedaż na zasadzie dropshipping w Polsce mamy co najmniej 2 możliwości:

• albo robić to na podstawie ewidencji bezrachunkowej – czyli bazując na wyciągach z konta / wielu kont (również walutowych, PayPal itp. jeśli trzeba). Jest to przydatne w przypadku zamawiania towaru z Aliexpress, kiedy najczęściej brakuje nam faktury.
• albo możemy próbować uzyskać fakturę i rozliczyć się standardowo. Łatwiej o to na Alibaba, jednak to platforma w zasadzie tylko do zakupów hurtowych, czyli raczej dla importerów.

W obu przypadkach należy jednak mieć przejrzyście i profesjonalnie sporządzony regulamin sklepu lub konta na platformie, jasną politykę reklamacji i zwrotów oraz wyraźnie poinformować klienta, że kupuje u pośrednika i może on ponieść dodatkowe koszty związane z opłaceniem VAT i cła.

Aliexpress / Alibaba – UE

W przypadku sprzedaży na terenie UE wygląda to dość podobnie, jednak należy mieć na uwadze limity sprzedaży ustalone dla każdego z krajów. Jeszcze przed przekroczeniem takiego limitu konieczna będzie rejestracja do podatku VAT w kraju, którego limit sprzedaży przekraczamy. Czasem rejestracja do VAT trwa nawet kilka tygodni – należy o tym pamiętać.

Informację o wysokości limitów możesz znaleźć np tutaj: ( limity VAT ). Należy też mieć na uwadze, że są w UE kraje, które mówią w coraz szerszym zakresie NIE! dropshippingowi. Sugeruję tam jednak nie sprzedawać 😉

W tej opcji niestety również koszty księgowości nieco wzrastają. W zależności od wybranego sposobu sprzedaży (platforma sprzedażowa, własny sklep…) i np. wybranych sposobów płatności koszty tego typu mogą być różne. Jeśli interesuje Cię koszt rozliczeń takiej działalności – zapraszam do kontaktu z firmą Capitis.

Aliexpress / Alibaba USA, Kanada, Inne

To również często rozważana opcja rozwoju działalności, zwłaszcza na rynek USA. Oprócz wyżej wspomnianych Alibaba czy Aliexpress mamy tu też do czynienia ze sprzedażą w modelu dropshipping, ale na zasadzie Print-On-Demand. Najczęściej wybieranymi rynkami są tu właśnie USA i Kanada.

W tym wypadku warto rozważyć sprzedaż z pomocą platformy, np. Etsy czy Shopify ułatwiają tu życie. Często bywa wówczas tak, że podatki, które są typowe np. dla Stanów Zjednoczonych są przez taką platformę odprowadzane i doliczane Tobie „do rachunku” (nie ma tam podatku VAT rozumianego tak jak nasz, są natomiast tzw. podatki terytorialne zróżnicowane w zależności m.in. od stanu w którym handlujemy).

Powstają też wątpliwości, czy np. działając całkowicie poza Polską, kiedy w zasadzie omijam płacenie podatku VAT w Polsce, albo odzyskuję go z nadpłaty – czy mogę w ogóle generować tutaj jakiekolwiek koszty? Czy to na pewno będzie legalne – taki handel? Czy Urząd Skarbowy tego nie podważy, albo czy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między danymi krajami nie mówią, że np. trzeba założyć działalność w USA?

Proponuję w takiej sytuacji zasięgnąć konsultacji u profesjonalisty lub zlecić napisanie wniosku o interpretację indywidualną.

Tutaj przy rozliczaniu najczęściej korzystamy właśnie z ewidencji bezrachunkowej, która tak naprawdę musi być dopasowana odpowiednio pomiędzy przedsiębiorcą, a biurem rachunkowym, z którym współpracuje. Jest ona bowiem zależna od oprogramowania na którym pracują obie strony, a także od rodzaju księgowości, bowiem np. spółki z o.o. też „bawią się” w dropshipping.

Podatki i kwestie prawne w dropshippingu

Przyszedł czas na uporanie się z kwestiami dla niektórych najtrudniejszymi, czyli podatkami. Opiszę je bardzo ogólnie, bo to temat na osobny artykuł, jednak postaram się poruszyć sprawy najistotniejsze.

Podatek dochodowy w modelu dropshipping

Podatek dochodowy nie jest w tym wypadku zagadnieniem skomplikowanym. Rozlicza się go w sposób zależny od wybranego rodzaju opodatkowania:

• karta podatkowa – nie wchodzi w grę
• ryczałt – jest możliwy w dropshippingu jeśli otrzymujemy z hurtowni faktury kosztowe i my wystawiamy je klientowi końcowemu, nie jest możliwy przy typowym rozliczaniu prowizyjnym, ponieważ pośrednictwo i ryczałt się wykluczają
• zasady ogólne – czyli opodatkowanie wg skali: I próg 18%, II próg 32%
• podatek liniowy – zawsze 19%

Co jest istotne, to tzw. moment powstania przychodu – czyli ustalenie np. do jakiego miesiąca zaliczyć daną transakcję, a co za tym idzie rozliczyć podatek. W dropshippingu momentem powstania przychodu jest data, kiedy pieniądze za zamówienie wpływają na Twoje konto. Dotyczy to konta w banku, czy też PayPal itp. nawet jeśli po czasie wypłacasz sobie pieniądze zbiorczo.
Ponieważ wówczas powinno się również wystawić fakturę – jest on zazwyczaj równoznaczny z dniem jej wystawienia, lub z dniem daty sprzedaży. O ile nie zawsze ma to znaczenie dla przedsiębiorcy lub nie ma on świadomości konsekwencji tego faktu, o tyle dla księgowego już będzie miało znaczenie.

Jeszcze jedna ważna kwestia dotycząca podatku dochodowego. Jeśli korzystasz z usług firm zagranicznych, np. Facebook, dla którego wykonanie usługi reklamowej jest przychodem uzyskanym na terenie naszego kraju, powinieneś zapłacić tzw. podatek u źródła. Czyli odprowadzasz podatek dochodowy za Facebook w Polsce. Wydaje się mało logiczne, jednak tak mówi nasz ustawodawca. Czy można to „ominąć”? Należy sprawdzić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania między krajami obu stron (w tym wypadku Rzeczpospolita Polska i Irlandia). Jeśli taka umowa jest zawarta, najczęściej oznacza to, że nie będziesz musiał płacić podatku w imieniu Facebook w Polsce, jeśli uzyskasz przynajmniej w formie elektronicznej certyfikat rezydencji podatkowej potwierdzający rezydencję podatkową Facebooka w Irlandii.

Podatek VAT – transakcje w Polsce i zagraniczne

Co do zasady w dropshippingu, tak jak przy sprzedaży wysyłkowej, można być zwolnionym z podatku od towarów i usług (VAT) do limitu. Są oczywiście wyjątki, np. rozliczanie na podstawie prowizji czy sprzedaż artykułów, których zwolnienie z VAT nie obejmuje. Ponieważ od dnia 1. września 2019 wejdą kolejne zmiany w tym zakresie, najlepiej albo być z nimi na bieżąco, albo przed rozpoczęciem sprzedaży nowej kategorii produktów zasięgnąć aktualnych informacji np. w biurze rachunkowym. Jest to istotne również w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie wie do jakiego PKWIU dopasować towar, którym zamierza handlować.

Jak wiadomo handel, również w modelu dropshipping, poza granicami kraju wiąże się co najmniej z rejestracją do VAT-UE. Dzięki temu nie płacimy podatku VAT od transakcji zagranicznych B2B czy są one kosztowe, czy sprzedażowe.

Natomiast sprzedaż dla konsumentów zagranicznych mimo rejestracji do VAT-UE oraz VAT będzie opodatkowana stawką krajową – najczęściej 23%.

Dodatkowo należy mieć na uwadze wspomnianą wyżej konieczność rejestracji do VAT w krajach UE lub do innego rodzaju podatków jeśli w danym kraju jest stosowany inny system podatkowy.

Cło

Kolejny rodzaj opłat z którym należy się liczyć również sprzedając na zasadzie modelu dropshipping. W teorii osoba, która kupuje towar – klient końcowy powinna być wyraźnie poinformowana, że kupuje od pośrednika, a ponadto, że możliwa jest konieczność opłacenia dodatkowych opłat jak VAT i cło za zamówiony towar. Ponieważ cło opłaca osoba, do której przesyłka będzie dostarczona, jest to Twój klient. Zdarza się jednak, że są osoby, które rezygnują z takiego zakupu właśnie przez te opłaty i proszą o zwrot przelanych pieniędzy. Należy się z tym liczyć.

Dodatkowo powinieneś pamiętać, że konsument ma prawo złożyć skargę do UOKiK dotyczącą np. nieprawidłowego poinformowania o zakupie u pośrednika.

Kasa fiskalna – jak prawidłowo ją zastąpić

Wielokrotnie słyszę pytanie: czy w sprzedaży typu dropshipping potrzebna jest kasa fiskalna. I jak zwykle: to zależy 🙂

Generalnie istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej przy sprzedaży wysyłkowej. Dotyczy to sprzedaży z płatnością na konto lub za pobraniem za zamówiony przez klienta towar. Są oczywiście wyjątki od tej możliwości. Ponieważ przepisy często zmieniają treść, najlepiej przed rozpoczęciem takiej działalności sprawdzić stan aktualny, lub prowadząc firmę – być na bieżąco ze zmianami. Podobnie jak w przypadku VAT – najlepiej również kontrolować tę kwestię .

Jeśli przedsiębiorca jest zmuszony do stosowania kasy fiskalnej, może wysłać paragon klientowi bezpośrednio pocztą, może go wysłać elektronicznie z pomocą drukarki fiskalnej lub może wystawić do sprzedaży fakturę imienną, podpiąć paragon pod kopię faktury do akt, a fakturę dla klienta wysłać mailem. Konieczna jest uprzednia zgoda klienta na otrzymanie dokumentu potwierdzającego zakup drogą elektroniczną.

Ewidencja księgowa – jak prawidłowo dokumentować transakcje w dropshippingu?

Jak wspominałem, są co najmniej 2 możliwości prowadzenia ewidencji księgowych dla działalności na zasadach dropshipping.

W przypadku ewidencji bezrachunkowej, kiedy brakuje Tobie faktury zakupu, wszelkie transakcje są oparte na wyciągach bankowych i dokumentach dodatkowych, może to być np. zestawienie zamówień wygenerowane z systemu sklepu, platformy aukcyjnej, lub stworzone samodzielnie np. w Excelu. Sposób dokumentowania transakcji należy ustalić z księgowymi, w zależności m.in. od oprogramowania na którym działają obie strony.

Oczywiście inaczej ma się sprawa, kiedy mowa o imporcie, czyli zakupie na własne konto i dalszej odsprzedaży. Tu również da się rozwiązać kwestię braku faktury zakupowej, ale nie ma to związku z dropshippigiem.

W sytuacji, gdy masz możliwość otrzymania faktury zakupowej z hurtowni, a także wystawienia potwierdzenia zakupu klientowi końcowemu – masz również następujące możliwości:

• jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, wystarczy na cele ewidencji dotyczącej podatku dochodowego (czyli np. Książki Przychodów i Rozchodów – najczęściej) stworzyć zestawienie sprzedaży. Można to robić w Excelu, albo w innym systemie. Przy sprzedaży i zakupach krajowych – wystarczy miesięczne, jeśli rozlicza Cię biuro rachunkowe. Przy rozliczaniu samodzielnym lub transakcjach zagranicznych sugeruję zestawienia dobowe ze względu na konieczność przeliczania różnic kursowych, jeśli transakcje są przeprowadzane w obcych walutach.
• jeżeli masz obowiązek rozliczania podatku VAT (jesteś płatnikiem), masz również obowiązek prowadzenia ewidencji na ten cel. Przy dodatkowym obowiązku posiadania kasy fiskalnej możesz wprowadzać sprzedaż dla konsumentów (osób bez działalności) zestawieniami z raportu dobowego. Biuro rachunkowe robi to na podstawie zestawienia miesięcznego. Jeśli jednak kasy posiadać nie musisz – Urząd Skarbowy jak i Krajowa Izba Skarbowa weryfikują taką sprzedaż na podstawie faktur tzw. imiennych. To oznacza, że w ewidencji dla celów podatku VAT musisz mieć wykazane wszystkie faktury, również te imienne, po kolei.

Oczywiście oprócz faktur należy mieć dodatkowe dowody potwierdzające transakcje zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe.

Z mojego doświadczenia wynika, że niezależnie od kwestii VAT świetnie sprawdzają się tu systemy księgowości on-line. Dają one możliwość integracji z platformami czy sklepami, a także z systemami płatności, ponadto faktury sprzedażowe wystawione przez przedsiębiorcę są od razu widoczne dla księgowego, łatwiej też na tej podstawie wygenerować zestawienie sprzedaży dla celów KPiR. W Capitis korzystają z takich systemów, dzięki temu są w stanie pomagać w rozliczaniu działalności przedsiębiorcom z całego kraju, a także poza jego granicami.

W jakim terminie należy wystawić fakturę sprzedaży?

Co do zasady w sprzedaży wysyłkowej również typu dropshippig, można wystawić fakturę na 30 dni przed sprzedażą – przydatne gdy masz do czynienia np. z przesyłką za pobraniem. Wówczas nie określasz daty sprzedaży, a data faktury jest taka jak data wysyłki towaru. Możesz na niej dodatkowo zaznaczyć termin płatności np. 2 tygodnie. To ułatwi Tobie kontrolę: czy i kiedy wpłynęły pieniądze?

Możesz również wystawić fakturę najpóźniej do 15-tego dnia następnego miesiąca po miesiącu zakupu. Np. klient zakupił towar 07.03.2019. Maksymalny termin wystawienia faktury to 15.04.2019. Na takiej fakturze powinieneś podać datę sprzedaży zgodną z wpływem pieniędzy na konto Twoje, PayU, PayPal itp. Na podstawie daty sprzedaży (jeśli nie są takie same) sprzedaż będzie zakwalifikowana do sprzedaży z danego miesiąca. Oznacza to również, upraszczając, że do podatków także będzie wliczać się na tej podstawie.

Kwestie prawne RODO

O ile nie stanowi problemu kwestia rozwiązania formalności RODO w przypadku dropshippingu na skalę krajową czy europejską, o tyle problemem może być taka działalność z udziałem np. Aliexpress / Alibaba, czyli w momencie, kiedy administrator lub podmiot przetwarzający chce przekazać dane osobowe do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, które nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni stopień ochrony (np. Chiny, Tajwan, Indie).

Dla przypomnienia: czy to jako Sprzedawca we własnym sklepie internetowym, czy jako Pośrednik w przypadku działania na zasadzie dropshipping – dla klienta dokonującego zakupu, korzystającego z newslettera, strony na profilu społecznościowym itd. Ty jesteś Administratorem Danych Osobowych. Ty oznacza tu Twoją firmę. Natomiast podmiotem przetwarzającym jest np. firma kurierska, biuro rachunkowe, obsługa fulfillment, firma IT, która obsługuje Twoją stronę www…

Zauważ także, że RODO obowiązuje na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Oznacza to m.in., że sprzedaż na terenie, gdzie RODO nie obowiązuje – np. USA zwalnia Cię z obowiązków np. przekazywania klauzul informacyjnych. Jednak w dobie gdy Ziemia jest globalną wioską, ludzie często podróżują, może się okazać, że ktoś, kto np. dokonał zakupu będąc na wakacjach w USA, na co dzień mieszka w Niemczech. Wróci i stamtąd złoży reklamację. Dlatego warto zadbać, aby zasady Polityki Poufności i Ochrony Danych Osobowych były mimo wszystko zawsze zachowane. Wbrew pozorom przy np. jednoosobowej działalności gospodarczej i dla e-sklepu nie jest to duży kłopot.

RODO nie dotyczy osób, które przetwarzają dane osobowe do użytku prywatnego, np. wysyłają kartki świąteczne do adresatów prywatnych.

Zgodnie z art. 46 RODO (którego nie będę w całości przytaczać), jest to możliwe wyłącznie, gdy administrator lub podmiot przetwarzający zapewnią odpowiednie zabezpieczenia, i pod warunkiem, że obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą, i skuteczne środki ochrony prawnej.

Jest to możliwe do osiągnięcia dwoma ścieżkami: bez zezwolenia organu nadzorczego (w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) albo z zezwoleniem.
Odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa powyżej, można zapewnić – bez konieczności uzyskania specjalnego zezwolenia ze strony organu nadzorczego – za pomocą np.:
a) narzędzi, które spełniają wymogi prawa, funkcje egzekwowalności (można sprawdzić z ich pomocą wszystkie wątpliwe sytuacje, które mogą stanowić zagrożenie) między organami lub podmiotami publicznymi;
b) wiążących reguł korporacyjnych zgodnie z art. 47 RODO;
c) standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję;
d) standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez organ nadzorczy i zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
e) zatwierdzonego kodeksu postępowania zgodnie z art. 40 RODO wraz z wiążącymi i egzekwowalnymi zobowiązaniami administratora lub podmiotu przetwarzającego w państwie trzecim do stosowania odpowiednich zabezpieczeń, w tym w odniesieniu do praw osób, których dane dotyczą;
f) zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji zgodnie z art. 42 RODO wraz z wiążącymi i egzekwowalnymi zobowiązaniami administratora lub podmiotu przetwarzającego w państwie trzecim do stosowania odpowiednich zabezpieczeń, w tym w odniesieniu do praw osób, których dane dotyczą.

Jedynym z rekomendowanych rozwiązań jest posłużenie się standardowymi klauzulami umownymi przyjętymi przez Komisję Europejską, o których mowa w pkt c powyżej. Decyzja Komisji w sprawie przyjęcia klauzul umownych jest dostępna tutaj: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX:32010D0087
a) Pod warunkiem uzyskania zezwolenia właściwego organu nadzorczego odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa powyżej, można także zapewnić w szczególności za pomocą: klauzul umownych między administratorem lub podmiotem przetwarzającym a administratorem, podmiotem przetwarzającym lub odbiorcą danych osobowych w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej;
b) postanowień uzgodnień administracyjnych między organami lub podmiotami publicznymi, w których przewidziane będą egzekwowalne i skuteczne prawa osób, których dane dotyczą.

Kolejna możliwa sytuacja związana z przekazywaniem danych do państwa trzeciego:

W razie braku decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w danym państwie lub w razie braku odpowiednich zabezpieczeń określonych w art. 46 RODO, w tym wiążących reguł korporacyjnych, jednorazowe lub wielokrotne przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej mogą nastąpić wyłącznie pod warunkiem, że:
a) osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnym ryzyku, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyraźnie wyraziła na nie zgodę;
b) przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą;
c) przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną;
d) przekazanie jest niezbędne ze względu na ważne względy interesu publicznego;
e) przekazanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń;
f) przekazanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, których dane dotyczą, lub innych osób, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
g) przekazanie następuje z rejestru, który zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego ma służyć za źródło informacji dla ogółu obywateli i który jest dostępny dla ogółu obywateli lub dla każdej osoby mogącej wykazać prawnie uzasadniony interes – ale wyłącznie w zakresie, w jakim w danym przypadku spełnione zostały warunki takiego dostępu określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego.

osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnym ryzyku, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyraźnie wyraziła na nie zgodę;
b) przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy między osobą, której dane dotyczą, a administratorem lub do wprowadzenia w życie środków przedumownych podejmowanych na żądanie osoby, której dane dotyczą;
c) przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną;
d) przekazanie jest niezbędne ze względu na ważne względy interesu publicznego;
e) przekazanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń;
f) przekazanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, których dane dotyczą, lub innych osób, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody;
g) przekazanie następuje z rejestru, który zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego ma służyć za źródło informacji dla ogółu obywateli i który jest dostępny dla ogółu obywateli lub dla każdej osoby mogącej wykazać prawnie uzasadniony interes – ale wyłącznie w zakresie, w jakim w danym przypadku spełnione zostały warunki takiego dostępu określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego.

Ale, jeżeli przekazanie danych nie może się opierać na art. 45 ani 46 RODO, w tym na przepisach dotyczących wiążących reguł korporacyjnych, i nie ma zastosowania żaden z ww. wyjątków mających zastosowanie w szczególnych sytuacjach, przekazanie do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej może nastąpić wyłącznie, gdy nie jest powtarzalne, dotyczy tylko ograniczonej liczby osób, których dane dotyczą, jest niezbędne ze względu na ważne prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora, wobec których charakteru nadrzędnego nie mają interesy ani prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, a administrator ocenił wszystkie okoliczności przekazania danych i na podstawie tej oceny zapewnił odpowiednie zabezpieczenia w zakresie ochrony danych osobowych.

Ważne aspekty regulaminu sklepu działającego w modelu dropshipping

W przypadku dropshippingu regulamin sklepu jest elementem bardzo istotnym. Ma on nie tylko zapewnić bezpieczeństwo sprzedawcy, czy też pośrednikowi – którym najczęściej jesteś, ale także firmom i konsumentom korzystającym z Twoich usług. Ma on również zabezpieczyć Twoją firmę przed problemami np. z powodu pozwów, skarg itp., co więcej, ma zapobiec takim zdarzeniom. Regulamin powinien jednoznacznie wskazywać każdej ze stron sposób postępowania w nietypowych sytuacjach. Oczywistym jest, że każdemu może się trafić sytuacja nadzwyczajna, jednak niewątpliwie regulamin powinien ułatwić właściwy sposób jej rozwiązania.

Są platformy aukcyjne, czy operatorzy płatności, którzy otwarcie negują współpracę z firmami działającymi na zasadzie dropshipping. Nie powiem oczywiście jak to ominąć 😉 Natomiast podpowiem jakie są konieczne elementy regulaminu dla dropshippingu:

• na pewno konieczne są podstawowe elementy: definicje – wszelkie szczególne zwroty mające precyzyjne znaczenie w regulaminie, mieści się tu również definicja Twojej firmy jako POŚREDNIKA; dane adresowe, kontaktowe, dane firmy z wpisu z CEIDG lub KRS – klient powinien wiedzieć z kim podpisuje umowę;
• klarowne zasady zakupu produktów wręcz ze ścieżką postępowania, jeśli może się ona wydawać z jakiegoś powodu nietypowa
• również przejrzyste i niekłopotliwe zasady odstąpienia od umowy / zwrotu czy reklamacji wraz z wyraźną informacją na jaki adres odsyłać produkty oraz na jakich zasadach zwracane są pieniądze, np. wpływ na konto Allegro – zwrot również tym sposobem
• termin realizacji umowy z określeniem, czy wliczane są np. tylko dni robocze, co się składa na ten termin realizacji, ewentualnie zróżnicowanie terminu realizacji / wysyłki jako dwie różne rzeczy.

Klauzule abuzywne – inaczej mówiąc klauzule niedozwolone. Poniżej skrócona lista najczęściej popełnianych błędów w regulaminach sklepów internetowych:

1. Zwrot towaru w nienaruszonym opakowaniu – Kupujący na odległość musi mieć możliwość dokładnego zapoznania się z towarem (z pewnymi wyjątkami, takimi jak nagrania audiowizualne, oprogramowanie zapisane na nośnikach, itp.).
2. Sąd rozstrzygania sporów zgodny z siedzibą sprzedającego – W przypadku konfliktów pomiędzy konsumentami a przedsiębiorcami, konsument ma prawo wyboru zgodnego z przepisami miejsca toczenia się postępowania.
3. Odpowiedzialność sklepu za opóźnienia w dostawie – Sklep internetowy nie może zwolnić się od odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie przesyłek, nawet jeśli wynika to z błędu firm przewozowych, z którymi współpracuje.
4. Zdjęcia i opisy produktów różniące się od stanu faktycznego – Sprzedający ma obowiązek dostarczenia konsumentowi rzetelnej, prawdziwej informacji o ofercie, a zdjęcia produktów to jeden ze sposobów na przedstawienie oferty.
5. Protokół uszkodzenia przesyłki spisany przy kurierze – Konsument ma prawo dokładnego zapoznania się z zamówieniem, a przy kurierze, czy pracowniku poczty mógłby nie mieć na to wystarczającej ilości czasu lub mógłby od razu nie zauważyć powstałej szkody.
6. Niedostarczenie przesyłki na czas a odstąpienie od umowy – Sklep ma obowiązek dostarczenia przesyłki do kupującego maksymalnie do 30 dni od daty złożenia zamówienia przez klienta. Jeżeli w tym terminie sprzedający nie dostarczy klientowi zamówienia (a klient nie umawiał się indywidualnie ze sprzedającym na dłuższy termin dostarczenia), niezależnie od tego, jakie są przyczyny niedostarczenia przesyłki na czas, klient ma prawo do odstąpienia od umowy. W chwili otrzymania od klienta informacji o odstąpieniu od umowy, sklep ma 14 dni na zwrot kwoty wpłaconej przez klienta (włącznie z kwotą za dostawę).
7. Koszt dostarczenia reklamowanego towaru – jeżeli towar był niezgodny z umową koszty wysłania produktu do sprzedającego oraz dostarczenia naprawionego przedmiotu z powrotem do kupującego, ponosi sprzedający.
8. Formy rozpatrywania reklamacji – Sklep nie może narzucić klientowi formy rozpatrywania reklamacji, jeżeli nie ma możliwości naprawienia produktu, klient może żądać zwrotu całości kwoty.

Jeśli masz wątpliwości, jak w prawidłowy sposób sformułować i dopasować regulamin do Twoich usług oraz form ich realizacji, radzę skorzystać z usług profesjonalisty. Kopiowanie czyjegoś regulaminu nie tylko jest nielegalne, ale też może Cię doprowadzić do sytuacji niekorzystnej z powodu nieświadomie popełnionych w regulaminie błędów. A jak wiadomo nieznajomość prawa nie zwalnia Cię od jego przestrzegania.

Podsumowanie

Jak widać, mimo iż dropshipping jest „prostym biznesem”, niewymagającym dużych nakładów finansowych, czy kosztów np. siedziby firmy – obejmuje sporo zagadnień, które należy poznać, aby w prawidłowy sposób działać bez szkody dla którejkolwiek ze stron.

Źródła:
Art. 34 Dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. U. E L 347)
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Ustawa o podatku od towarów i usług. Dz.U.2018.0.2174 t.j. – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz.U.2019.0.1387 t.j. – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących

Artykuł przygotowany we współpracy z Krystyną Turkot – Główną Księgową w firmie Capitis