Jak rozliczać dropshipping?

Efektywna sprzedaż w dropshippingu przynosi zyski, a te jak wiadomo muszą być należycie rozliczane – aby każdy z udanych przedsiębiorców nie był na bakier z fiskusem. Jak wiadomo, tematy finansowe to na każdym polu i w każdej branży bardzo delikatny, a równocześnie najistotniejszy temat – nie jest inaczej, jeśli chodzi o dropshipping. W tym miejscu jednak spróbujemy przytoczyć kilka pomocnych uwag, które ułatwią to zadanie osobom decydującym się na ten model sprzedaży.

Z poniższego poradnika dowiesz się:

• Czy sprzedaż w dropshippingu należy dokumentować
• Czy potrzebna jest kasa fiskalna
• W jakiej branży jest obowiązek posiadania kasy fiskalnej
• Czy można wysłać fakturę na adres e-mail klienta
• Jak rozliczać się z hurtownią lub producentem

Kasa fiskalna i dropshipping

Jednym z pierwszych pytań zadawanych w kontekście rozliczeń i dropshippingu jest to związane z koniecznością posiadania kasy fiskalnej. Jedno jest pewne: każda sprzedaż musi być dokumentowana i od tego nie ma żadnego odstępstwa! Dobrą wiadomością dla osób myślących o dropshippingu jest jednak to, iż jeśli się kasy fiskalnej nie posiada – wcale nie trzeba się w nią wyposażać. Oczywiście, jeśli się takową ma (tak jak ma to miejsce w przypadku osób, które prowadzą sprzedaż stacjonarną i chcą ją teraz poszerzyć o model dropshipping) – to w porządku.

Jednak warto to powtórzyć i obalić często powtarzany mit: Nie potrzeba kasy fiskalnej do wystawienia dokumentu sprzedaży! Wynika to z faktu, iż w sytuacji gdy nie operuje się gotówką – jak to zwykle ma miejsce w dropshippingu – wystawia się faktury pozbawione numeru identyfikacji podatkowej (NIP) jakimi są faktury imienne.

To możliwe przy okazji internetowych transakcjach gotówkowych spotykanych w dropshippingu jak:

• przelewy na konto
• płatności online

Oczywiście wiążą się z tym inne specyficzne standardy, obowiązki, kwestie na które trzeba zwracać szczególną uwagę i właśnie nimi zajmiemy się w dalszej części artykułu. Zanim jednak przejdziemy dalej warto zauważyć, iż sprzedawcy nie zawsze zobowiązani są do korzystania z kasy fiskalnej.

Rozliczenia w dropshippingu: jak to robić prawidłowo?

Najważniejszą zasadą jest to, że nigdy, przenigdy nie można zapomnieć o przesłaniu klientowi dokumentu sprzedaży, co najczęściej ma miejsce drogą e-mailową zaraz po dokonaniu zakupu. Należy pamiętać, że w takim dokumencie trzeba figurować właśnie jako sprzedawca, natomiast jeśli chodzi o rozliczenia z hurtownią z którą weszło się we współpracę, zwykle odbywa się to na podstawie zbiorczej faktury.

Częstotliwość wystawiania i rozliczania takich faktur nie jest narzucona i ma ona związek z indywidualnymi ustaleniami między sprzedawcą a hurtownią, jednak celem stworzenia owocnej współpracy i „zdrowych” relacji pomiędzy obiema stronami dropshippingu dobrą praktyką jest cykliczne wystawianie faktur oraz bezpośrednie rozliczanie się na ich podstawie. Nietrudno zauważyć, iż dla każdej ze stron jest to bardzo wygodne rozwiązanie – szkoda tracić czas na rozliczanie się na podstawie kilkudziesięciu czy setek faktur przez cały miesiąc, skoro można to robić za pomocą jednej zbiorczej np. ostatniego dnia miesiąca. To pozwala na większą przejrzystość prowadzonej sprzedaży oraz oczywiście – oszczędność czasu, który można spożytkować na rozwój możliwości swojej firmy.

Dropshipping – dowód zakupu

Skoro zostało ustalone, iż dowód zakupu jest absolutnym wymogiem dla sprzedawców – warto pochylić się nad tym tematem nieco bardziej, aby uniknąć małych problemów, które mogą nieść duże komplikacje.

Faktura imienna wystawiana i wysyłana na adres klienta (odbiorcy) to podstawa obsługi zamówień zgodnej z prawem. Pamiętaj o tym tworząc regulamin sklepu, gdyż musi w nim być zawarta informacja właśnie o e-mail’owej wysyłce tego dokumentu. Chcąc dokonać zakupu w sklepie – klient musi zaakceptować regulamin, tym samym właśnie wyrażając zgodę na ten sposób wystawiania i przekazywania dowodu zakupu.

Alternatywnie – można przesłać fakturę dla danej przesyłki razem z kurierem (który dołączy dany dokument do listu przewozowego) – o tyle, o ile korzystamy z własnego kuriera, a nie tego z ramienia hurtowni.

Dropshipping Wysyłka produktów w sklepie

Warto w tym miejscu również wspomnieć o licznych systemach i aplikacjach, które czynią to zadanie jeszcze łatwiejsze. Dzięki nim można posiadać jednolity plik kontrolny dla wszystkich faktur.

Przykładowe możliwości aplikacji do zarządzania fakturami pozwalają między innymi na ich:

• wystawianie faktur
• porządkowanie faktur
• eksportowanie do pliku CSV ( dla księgowej lub wirtualnego biura podatkowego )

To spore ułatwienie i kolejny raz – zaoszczędzenie cennego czasu, bardziej potrzebnego na inne działania związane z branżą eCommerce.

Sprzedawcy stacjonarni nie mają szans na uzyskanie zwolnienia z posiadani kasy fiskalnej – w końcu przyjmują gotówkę. Tutaj obowiązkiem jest dostarczanie dowodu zakupu w formie paragonu fiskalnego.

Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku konkretnych grup produktów, takich jak:

• akcesoria do samochodów
• sprzęt radiowy
• sprzęt fotograficzny
• sprzęt telekomunikacyjny
• perfumy

Dlaczego akurat te grup produktów są objęte koniecznością ewidencji w postaci kasy fiskalnej, a więc paragonów? Odpowiedź na to pytanie tak naprawdę znają wyłącznie urzędnicy, ale można przypuszczać, że chodzi o ich popularność oraz kwestie legalności. To jedne z najczęściej sprzedawanych produktów, a więc dzięki temu do kasy Państwa odprowadzanych będzie więcej podatków, a sprzedawcom trudniej będzie też dokonywać ewentualnych oszustw, choćby przez zaniżanie dochodów.

By dowiedzieć się więcej i sprawdzić które produkty wymagają posiadania kasy fiskalnej, a które nie oraz sprawdzić jakie warunki należy spełnić, aby być z takiego obowiązku zwolnionym wystarczy zajrzeć w odpowiedni dokument. O wszystkim informują nas rozporządzenia Ministra Finansów.

Pamiętaj o tym, jeśli jeszcze jesteś na etapie wyboru asortymentu – aby się upewnić, czy przypadkiem ten na który stawiasz nie będzie Cię ograniczać w kwestiach rozliczeń związanych z dropshippingiem. Zawsze też w razie jakichkolwiek wątpliwości dobrym pomysłem byłoby się skontaktować z bardziej doświadczonymi sprzedawcami, księgowym, doradcą podatkowym czy inną osobą posiadającą kompetentną wiedzę na ten temat.